Comment gérer mes priorités une fois que j’ai réorganisé mon temps ? Comment réussir à faire la part des choses entre ce qui est important et urgent ? Que dois-je traiter en priorité ?

Suite à l’article de la semaine dernière, vous m’avez envoyé plusieurs commentaires soulignant qu’il existe différentes méthodes dans la gestion du temps. Et c’est très juste. Je vous ai donné quelques pistes de travail en la matière. Cependant, il me paraissait indispensable pour vous permettre de mettre en place une nouvelle organisation d’aborder rapidement la question suivante : Comment gérer mes priorités ?. Ici aussi, il existe plusieurs outils. J’ai choisi celui que j’utilise et qui est le plus simple : la matrice d’Eisenhower. Eisenhower comme le président des Etats-Unis de 1953 à 1961, si si.

Pourquoi gérer mes priorités ?

Entre les mails, les rendez-vous, les réunions, le téléphone, les collègues et la vie personnelle, nous nous retrouvons tous rapidement débordés. On ne sait plus où donner de la tête et on se sent tiraillé dans tous les sens. La date du projet butoir avance et le travail n’avance pas. On commence à douter de ses compétences, ses qualités, sa valeur. La fatigue s’installe et on en devient irritable… Très vite, l’épuisement émotionnel vient s’ajouter à l’épuisement physique. Ça sentirait pas le burn out tout ça ?

Ce terme a été sur-médiatisé mais le syndrome ne doit pas être sous-estimé pour autant. Il est très difficile de se remettre complètement d’un épuisement professionnel. Burn out signifie en anglais « brûler de l’intérieur, se consumer ». Il s’agît d’une usure professionnelle lente et insidieuse. Plusieurs personnes de mon entourage ont traversé cette terrible épreuve. Si vous vous sentez concerné par la description, n’attendez  pas d’atteindre le fond pour réagir. Faites-le tout de suite, sans attendre. Parlez-en à quelqu’un.

Avant d’en arriver là, vous pouvez mettre en place des actions correctives pour sortir la tête de l’eau, comme commencer à gérer ses priorités. L’équilibre réside dans l’estimation entre le degré d’importance et le degré d’urgence d’une même tâche.

Qu’est-ce que l’importance?

Un événement ou une tâche doit être considéré comme important lorsqu’il se rattache aux devoirs et aux responsabilités majeures de votre fonction.

La difficulté est que nous considérons souvent comme important tout événement ou tâche qui produit un résultat gratifiant, au sens large du terme. Mais est-ce important pour vous personnellement (carrière, visibilité, amour-propre…) ou pour le groupe (entreprise, famille, amis…) ? C’est à vous de le définir suivant vos objectifs et vos valeurs.

S’il est important pour vous d’aller chercher vos enfants à l’école, vous allez vous organiser pour finir votre travail à l’heure et ainsi vous permettre de récupérer la prunelle de vos yeux à 16h30.

Qu’est-ce que l’urgence ?

Un événement ou une tâche doit être considéré comme urgent si le fait de ne pas le traiter dans les plus brefs délais va entraîner – très probablement – des conséquences nuisibles, irréversibles, irrémédiables avec (parfois) l’impossibilité ultérieure de traiter à nouveau l’événement ou de le récupérer d’une manière ou d’une autre.

Quand je cherche à gérer mes priorités, cette perception de l’urgence est différente car nos critères de perception sont généralement:

• La visibilité de l’événement ou de la tâche
• L’influence de la hiérarchie
• La pression extérieure (client, fournisseur, administration, belle-mère…)
• Les avantages liés aux objectifs lorsqu’ils sont atteints (bonus, promotion, reconnaissance …)
• La limite dans le temps…

Vous êtes arrivé en retard à l’école. Les autres enfants se sont moqués du votre, sa maîtresse vous déteste et elle était à 2 minutes d’appeler la gendarmerie. C’est ça une urgence ou en tout cas ses conséquences !

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Décider c’est renoncer

Nous nous reconnaissons tous dans le schéma de gauche. En effet, c’est ce qui se passe systématiquement quand gérer mes priorités n’est pas une priorité. Nous nous concentrons trop sur la résolution de problème et en oublions la notion d’urgence.

La partie inférieure est intéressante car elle permet d’identifier tous ces événements ou tâches non-importants dans toute leur dimension parasitaire.

L’idéal serait de déléguer/supprimer au maximum le non-important. Et ainsi de travailler sur la réflexion prospective et la préparation. Une grande partie de nos problèmes pourraient être résolus définitivement grâce à une analyse solide accompagnée d’une délégation de la mise en oeuvre.

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Conclusion

Le lundi, vous savez que vous enchaînez les réunions et n’avez donc pas une bonne maîtrise de votre temps. Vous allez donc demander gentiment à votre belle-mère de récupérer votre progéniture à 16h30. Mais le lundi seulement car c’est important pour vous de le faire.

Vous-êtes vous  reconnu dans cet article ? Avez-vous d’autres techniques à proposer ? Avez-vous subi ou échappé de justesse à un burn out ? Considérez-vous toujours qu’organiser son temps est trop fastidieux ? Ignoriez-vous qu’Eisenhower était à l’origine de cette matrice ? Commentez, twittez, likez, réseautez. Faites circuler l’information autour de vous. Action!

Bonne (ré)organisation
Stéphanie